Aconteceu um acidente onde um veiculo esbarrou e danificou a pilastra e o portão da garagem...

O responsável já se prontificou em arrumar, pergunto se eu como síndico, mesmo ele se comprometendo a arrumar eu preciso notificá-lo?? preciso documentar para me resguardar?Na Convenção não consta nada a respeito e nem um prazo para concretizar este tipo de situação ou conserto. Devo repassar algum comunicado para o responsável? podem me enviar algo parecido por favor?