A ata pode ser assinada somente pelo sindico, em se tratando de condominio pequeno?

Ola, sou sindica de um condominio de 5 unidades e não temos um secretário, somente o cargo de sindico voluntário. Em 10 anos as Atas são sempre enviadas por e-mail e aprovadas, após faço o recolhimento das assinaturas dos presentes, porém é muito dificil encontrar os moradores em suas casas. Nesse sentido está atrasando o procedimento de registro da Ata em cartório por não conter todas as assinaturas. Gostaria de saber se somente o sindico pode assinar a Ata de assembleia? E e como pode ser feito o livro de assinaturas em reuniões on-line?