Abertura de unidade vazia por chaveiro por motivo de vazamento na hydra

Descobrimos que havia um vazamento em alguma hydra pois a bomba não conseguia encher as caixas superiores, chegando a esgotar a caixa inferior fazendo que entrasse ar e um super aquecimento das bombas. Tivemos fechar os registros gerais para encher a caixa. Após a abertura dos registros, o esgotamento das caixas inferiores era super rápido, mesmo com as bombas funcionando normalmente. Inspecionamos todos os apartamentos e nenhum mostrou problema. Temos um apartamento fechado a 2 anos e o proprietário nunca é localizado, não atende telefones, não responde e-mails e nem cartas embora com o condomínio em dia. Tanto eu como a administradora já tentamos diversas vezes em vão. A adm disse que envia o condomínio para outra cidade onde deve morar este proprietário. Devido a gravidade, resolvemos chamar um chaveiro para abrir o ap. Chamei 3 condôminos para acompanhar o chaveiro e servirem de testemunhas. O vazamento era neste ap. com válvula hydra quebrada fazendo a água correr livremente. Pergunto: como devo proceder para documentar o ocorrido? è necessário registrar em cartório ou basta elaborar um documento com os dados das testemunhas e enviar ao proprietário?