Acesso ao shaft

Bom dia! No condomínio em que moro a administração solicita que o acesso para prestadores de serviço que irão fazer a instalação de tv a cabo ou internet seja avisado com 24 horas de antecedência, para que haja um acompanhamento de um funcionário no acesso ao shaft, enviei um email à sub síndica informando que no dia seguinte haveria a instalação da sky em meu apartamento e ela meu deu o ok. No dia da instalação recebi uma ligação da vivo informando que no mesmo dia faria a instalação da internet, enviei um novo email a ela informando isso, no entanto, ela alega que não viu o email, e que teve que sair do prédio e as chaves do shaft ficam com ela, sendo assim não foi possível fazer a instalação. O prédio possui portaria a distância, mas há uma funcionária durante o dia todo, minha pergunta é, a chave do shaft deve ficar em posse da sub síndica mesmo quando ela estiver fora do prédio ou deve ficar com o funcionário que está no edifício? Se ocorre algum problema no shaft (incêndio, curto circuito, etc) e a chave estiver com ela como iremos proceder?