Alguem poderia sugerir como controlar as advertencias e as multas aplicadas

Pessoal, estou administrando 15 condomínios e mais ou menos metade deles sempre tem umas duas ou tres advertencias por mês, e as vezes algumas multas. A minha duvida é como fazer esse controle de uma forma mais simples e organizada. Digo quando o sindico liga perguntando se fulano do apto tal já tem advertencia ou multa. Outra duvida é se advertencia tem prazo de validade!! Digo isso pois tenho um condomínio que um morador recebeu uma advertencia em 2006 e em 2011 voltou a infringir o regulamento interno e a sindica pediu que fosse enviado a multa. Desde já agradeço a atenção de todos...