Aluguel de telhado para antenas de terceirizadas de internet e Balancetes!

Em meu condomínio recebemos uma quantia referente ao aluguel de nosso telhado para algumas prestadoras de serviço de internet. temos esta razão no balancete onde aparece mes sim dois meses não. por ex. jan 500 fev. 000 mar 000 abr 200 e etc... quero dizer que os pagamentos não são constantes (ou pelo menos não aparecem de forma constante nesta razão " receitas aluguel de antenas"). A gestão diz que os pgtos são constante porém as vezes eles recebem e adicionam este valor ao fundo de reserva, pois utilizam o dinheiro ref ao aluguel deste telhado para "alguma outra coisa ou pagamento" e depois repoe no fundo de reserva. mas ele não entra na razão receitas aluguel de antenas. entra diretamente no valor de fundo de reserva (a reposição), diante deste quadro minha duvida é a seguinte, teremos agora a AGO referente a prestação de contas anual, como podemos aprovar as contas se estas receitas são alocadas em razões diferentes dificultando o controle mensal? detalhe não há contrato formal com esta prestadora de serviço. Logo acredito que não emitimos nenhum recibo por alugar o telhado ou documento que comprove realmente o pgto. e agora? como podemos aprovar esta conta? Esta praxe está correta?