Aprovação para construção de cobertura

Agradeço respostas enviadas sobre concessão da lage para coberturas. Prédio de 4 apartamentos, precisamos da aprovação também do proprietário do outro apto. térreo para os 2 de cima tomarem a lage como cobertura, mas este está há 1 ano nos EUA, inadinplente e com pouco contato via e mail. Minha pergunta é: que tipo de documento indicando a resposta dele devemos pedir? Algum tipo de procuração, e mail, carta?