Assembléia SEMPRE necessária?

As reuniões presenciais "foram inventadas" numa era pré-internet. Atualmente, coma vida corrida, é muito mais ágil e menos chato resolver algumas coisas por via eletrônica, mas como há falta de regulamentação, em alguns casos o que for por essa via resolvido pode não ter amparo legal. Esse é minha dúvida. Estamos (Síndico e o Conselho Diretivo do Condomínio) querendo diminuir o valor cobrado para o aluguel do salão de festas. Essa medida visa tornar o aluguel mais acessível (o salão nunca mais foi alugado) e obter uns trocados para o condomínio. Pensamos que, por ser possivelmente algo "simples" e que teria apoio de todos, poderíamos fazer uma circular convocando os condôminos a votarem num formulário deixado na portaria, mas nossa administradora afirma que sem assembléia e ata o condomínio poderia ter problemas futuros. O documento assinado por todos não teria a mesma validade de uma reunião presencial e ata?