Batida de portão eletrônico em carro De funcionário

Sou Vigilante, tenho função de vigilância no meu local de trabalho, no caso escola. Temos acesso ao controle do portão eletrônico e alguns professores também, onde os mesmos guardam seus veículos, precisamos manter o local seguro, se o portão ficar aberto por muito tempo devemos fecha-lo, certo dia uma pessoa da administração me pediu para abrir o portão que ela iria sair, passou pelo portão com seu veiculo e logo em seguida verifiquei o portão para ver se não tinha ninguém e fiz o acionamento para fechar, mas entrou outro veículo em seguida e teve colisão, (tempo de 5 segundos da saida de um e a entrada do outro) na parte frontal do paralama colisão leve, meu campo de visão fica lateralizado, em média de 10 a 15 metros e não tenho câmeras para auxiliar na portaria, temos que ficar de olho no portão de entrada de pais, alunos e professores, falei que iria resolver da melhor forma ( não sei se a culpa é minha ou dele por não ter buzinado para avisar, que é um procedimentos que muitos fazem para entrar) e fez uma orçamento que ficou 1.600 fora do preço que é cobrado normalmente, o que devo fazer ?