Cadastro dos Condôminos

Boa tarde, estou iniciando como síndica e gostaria de saber como faço para ter os dados cadastrais dos moradores e que eles entendam a necessidade da informação para alguma ocorrência futura. Ter mais contatos para alguma emergência, telefone do trabalho e principalmente para quem mora sozinho. Por favor preciso de uma orientação nessa questão. Grata