cobrança inadimplencia

Gostaria de uma orientação. Um apartamento com diversos herdeiros estava inadimplente há 01 ano, porem apareceu um comprador e pagou junto ao Depto Jurídico esse débito. Porem novamente começou a ficar inadimplente e devido haver diversos herdeiros o tramite da documentação para o novo comprador esta enrolado e perguntamos ao advogado para quem deveríamos fazer a cobrança e este nos orientou a cobrar do comprador. Por não ter endereço conseguimos com o advogado telefones e e-mail e efetuamos a cobrança via e-mail e ligamos na residência passando a informação para a esposa do comprador só explicando que havia o débito e se o marido já havia acertado a documentação e para nossa surpresa hoje recebemos um e-mail de quem iremos ser processados pois tal cobrança deveria ter sido efetuado por escrito e não via e-mail e muito menos ter passado qualquer tipo de informação para esposa. Gostaria de saber dos advogados presentes no site se o fato de termos passado informações para esposa implica em algum problema num futuro processo e se procedemos corretamente. Desde já agradeço.