como apresentar novo inquilino em imovel comercial - precisa ser carta com firma reconhecida???

Olá, A duvida é sobre como se deve apresentar o inquilino novo em predio comercial - o sindico atual exige uma carta assinada pelo proprietário com firma reconhecida. Sugerimos fazer por emai e não foi aceito. Por conta da pandemia muitos proprietários estão ausentes e isto causa muito demanda = além do impedimento do inquilino entrar - sem esta carta com firma reconhecida pelo proprietário. Agradeço se puderem auxiliar. Sem mais, Ana