Como conseguir uma carta de quitação de prestadora de serviço?

A aproximadamente 03 anos contratamos uma empresa para fazer um serviço grande em nosso condomínio. A maioria dos moradores pagaram a vista pelo serviço, porém alguns moradores dividiram o referido valor em 36 meses. O problema é que após 24 meses pagando, via administradora, os boletos encaminhados, a empresa ?sumiu" do mercado, não mandando mais os boletos. Tentamos de todas as formas localizar a empresa para efetuar os pagamentos, sem sucesso! Como a administradora e o condomínio deve proceder para não ter problemas, caso os responsáveis da empresa "reapareçam" muito tempo depois alegando que não pagamos??