como devo fazer com o fundo de reserva

administramos um conjunto de 8 unidades de apartamento e 4 salas comerciais. Não temos convenção de condomínio, e está sendo administrado pelo proprietariado que faz a função de sindico. Cobramos fundo de reserva dos inquilinos. Cada unidade têm seu fundo de reserva e seu saldo. Discriminamos os gastos do fundo nos boletos enviados a cada inquilino. Assim para cada apartamento. Gostaria de saber se esse procedimento está correto, ou devemos fazer um fundo de reserva geral para todos os apartamentos. Também gostaria de saber, caso um inquilino rescinda o contrato ele pode solicitar o saldo desse fundo? Esse fundo não pertence a administração?