Como proceder para mudar a forma de enviar boleto?

Estamos querendo mudar a forma de enviar os boletos, queremos mandá-los por e-mail, uma forma mais fácil e acessível a todos, já que mtos reclamam de não conseguirem retirar enquanto o funcionário está no prédio. Isso facilitaria para todos. Como faço pra passar a enviar, é só avisar os moradores da mudança por uma carta? Ou precisa nota em cartório? Grata.