como registro um funcionario que substitui o porteiro nas folgas e faz vistoria nas areas comuns

o condominio é horizontal, tenho uma unica portaria central, um funcionario fica fixo na portaria e o outro substitui o porteiro nas folgas e no intervalo das refeições, este alem de fazer substituição, faz vistoria nas areas comuns do condominio., isto é , ele anda de bicicleta por toda a extensao do condominio verificando se esta tudo em ordem, acompanha visitantes , entrega jornal , encomendas, enfim, criou-se uma duvida, pois este funcionario quando faz a ronda ou vistoria pelo condominio , neste caso como devo proceder .