Como regularizar um Condomínio?

Resido em um prédio antigo com 9 unidades onde é adotado o sistema de rateio da água, luz e faxina (1 x por mês) e pequenas despesas, ficou acordado a mais de um ano entre os condôminos o valor de R$ 160,00, só que alguns condôminos ficam sem pagar, outros atrasam e constatamos a dificuldade de cobrança judicial por não termos um condomínio instituído, além de não termos ata de assembleia e os comprovantes de condomínios pagos são aqueles que compramos na papelaria. Gostaria de saber a forma mais prática e barata, passo a passo, para que pudéssemos ter pelo menos condição de acionar os condôminos inadimplentes.