Como ter o controle dos acordos realizados com os inadimplentes junto a adm de condomínio?

Srs., eu como subsíndica a 5 meses estou tentando entender como é realizado esse controle. A nossa Adm Cond nos informa através de uma planilha (muito mal elaborada) o registros dos inadimplentes (torre e apto), e o valor creditado no mês ref ao pagamento dos acordos firmados, porém é pago um valor absurdo para a empresa jurídica ref as despesas, pelo meu controle a empresa Jurídica recebe um valor maior do que recebemos dos inadimplentes......As informações são totalmente incoerentes. Como posso ter um controle mais preciso? Quais as informações que preciso pedir para a Adm Cond ?