Condomínio desregularizado, sem CNPJ, seguro... uma bagunça!

Olá, entrei como sindico de um prédio constituído de uma loja comercial (no térreo) e mais 5 apartamentos. Desde a construção do prédio (há 20 anos) até hj, nunca existiu uma convenção, nem ninguém abriu CNPJ. Os gastos de água (relógio único), luz (das áreas comuns), limpeza do prédio e demais gastos que porventura ocorrem sempre foram rateados entre os moradores. A cobrança mensal do valor de rateio é cobrada de porta em porta. O que eu preciso fazer para regularizar esta situação, visto que o prédio não tem seguro e ao tentar fazer um seguro do mesmo, foi requisitado de mim a convenção registrada em cartório, a ata notificando que eu realmente era o síndico, etc... . Outra pergunta que surge: fui a uma administradora pedir informaçoes sobre essa documentação, e me disseram que eles oferecem um serviço para regularizar toda a situação do prédio. Se aceitar o serviço da administradora, quem deverá pagar por este serviço: locadores ou locatários (apenas dois proprietários residem no prédio)? Grato!