Conselheiro Suplente

Prezados, boa tarde! No condomínio onde sou subsíndico a convenção diz que devemos ter 3 conselheiros efetivos e 3 conselheiros suplentes. Um dos nossos conselheiros efetivos pediu afastamento da função, sendo assim, precisamos efetivar um dos conselheiros suplentes. O problema é que não temos registrado e nem guardado a porcentagem de votos de cada um dos suplentes e a convenção também não delibera sobre qual dos conselheiros deve ser efetivado. Como devo proceder? Fica a cargo do sindico escolher? Devo levar à assembleia só para este assunto? Obrigado.