Convocação de Assembleia de destituição - aviso

Colhemos 1/4 de assinaturas para realizar uma assembleia de destituição da síndica. Avisamos a síndica e administradora por e-mail, com 10 dias de antecedência e a administradora respondeu no mesmo dia que iria verificar. O problema é que estão tentando invalidar essa assembleia, devido ao fato de não termos avisado os condôminos por carta registrada ou protocolada, como manda a convenção do prédio, que é da década de 60. O grande problema é que não tínhamos os contatos dos condôminos que não moram lá (que são muitos). A administradora não nos passa de forma alguma e fizemos o possível para avisar ao máximo de pessoas - deixamos 1 cópia em cada apartamento, colamos edital nos murais. Sempre é a administradora quem manda os comunicados, mas eles não quiseram mandar para os condôminos sobre a assembleia a ser realizada, pois estavam do lado da síndica e não queriam que ela saísse, sabendo que seriam retirados também. Será que essa prova de aviso por e-mail não é válida? Sabendo que muitos proprietários não moram no local, que a administradora deveria tê-los avisado e que não temos possibilidade de saber seus contatos (a não ser por consulta em cartório, que sairia caríssimo).