Divisao de despesas

Boa noite, estamos em uma reforma onde vamos ampliar a parte esterna no condomínio, para fazer uma área de Lazer. Gostaria de saber se a divisão dos gastos referente a essa obra deverá ser rateada conforme a fração ou partes iguais. Foi colocada em ata que depois dos orçamentos deveria ser feita por fração. Agora alguns querem mudar porque dizem que não irão usufruir mais que os outros. Tem como eu como síndica, enviar um email para diretoria solicitando como deveria ser feito esse rateio? Qual a validade de solicitar por email a aprovação? Tenho como alterar oque está em ata através de email, ou tem que solicitar uma reunião extraordinária? Obrigada