Dúvida sobre exigência de representante para acesso a áudios de multa condominial

A administradora do meu condomínio insiste que, quando o condômino multado solicitar acesso aos áudios (prova da multa), isso deverá ocorrer na sede da administradora e na presença de um responsável pelo condomínio, cuja participação, segundo ela, seria obrigatória. No entanto, no meu prédio não há funcionários, e tanto a síndica quanto a subsíndica não podem se ausentar do trabalho para acompanhar o procedimento. A administradora alega que, nessas circunstâncias, não pode representar o condomínio. Gostaria de saber se é, de fato, obrigatória a presença de um representante, uma vez que não há previsão legal para isso.