Dúvidas quanto a organização

Como os síndicos em geral, fazem para diferenciar na assembléia os proprietários, inquilinos e pessoas que detém a procuração? Pq na nossa assembléia é uma bagunça todo mundo levanta a mão... Com.o vocês fazem pra organizar? E a ata é escrita na hora e quem assina? Os funcionários podem se fazer presente m reunião?