Envio de Notificações e Multa

Boa tarde Sou síndico do condomínio e estou com uma dúvida em relação a ação que tomei, vou expor o cenário: Existe em nossa convenção a regra dizendo que animal somente com o acompanhamento do dono devidamente acorrentado, o caso é que em 4 dias distintos, 2 animais da mesma propriedade escaparam, efetuando suas necessidades em área comum em frente a outras unidades. De acordo com as penalidades, está descrito em que será repreendido através de 3 advertências, com a última seguida de multa, com isso, sendo 4 eventos em dias distintos, sendo eles muito próximos, onde 2 dias foram sequenciais, eu preparei 2 notificações e mais 2 multas. A moradora se recusou a assinar qualquer protocolo, dizendo que não havia recebido as notificações anteriormente e que no texto de penalidade, somente na quarta infração ela poderia ser multada. Observação importante é que normalmente efetuo o pedido da notificação e multa para administradora, onde houve um período de recesso, e eu também pude efetuar a entrega somente passado algum tempo, o que resultou na entrega das 2 notificações e das 2 multas no mesmo dia. Por favor, gostaria desse auxílio para entender as práticas comuns nesses casos. Obrigado.