Festas dia das criancas , junina e halloween

A Sindica costuma fazer festas no condomínio (das crianças, halloween e junina). Ela arrecada dinheiro com empresas que prestam serviços(recebe doações) eu nao acho uma boa,mas ela faz. Porém ela extrapola ou seja, usa por volta de 400,00 que sai da conta Ordinária. E também ela não faz um controle separado desse valor. Como deve ser feito?

Se extrapola o valor das doações como funciona?

Desde ja agradeço