Gerenciamento de atividades recorrentes

Boa noite senhoras e senhores, gostaria de saber como vocês fazem o gerenciamento das atividades recorrentes do condomínio, como limpeza de caixa d'água, dedetização, manutenção dos extintores, etc... Dentre as diversas atividades que devem ser executadas anualmente como fazem o controle das evidências e dos vencimentos?