Identificação na portaria

Qual é a regra - se há - para que o funcionário da portaria precise dos dados do documento de meus visitantes e familiares? Em alguns condomínios até fazem a retenção do documento para preenchimento e, então, "liberar" o acesso outrora já permitido pelo condômino via interfone. Uma coisa é identificar prestadores de serviço que às vezes nem o condômino conhece. Agora, um familiar ou visitante de um jantar JÁ LIBERADO PELO INTERFONE se faz mesmo necessário anotações dos dados pessoais COMPLETOS ou mesmo retenção do documento? Isso é um total constrangimento aos convidados do condômino e que não acrescentam em nada a segurança do condomínio. É uma regra para inglês ver. O rigor deve acontecer com prestadores de serviço e similares e não com visitantes e familiares AUTORIZADOS pelo condômino.