Livro de registro

Sou síndica do meu condomínio, onde são 12 apartamentos, gostaria de saber como funciona o livro de registros, pois não aguento mais meu telefone tocando fora do horário ex: 6h da manhã ou 0:00h. Tenho dois condôminos q estão se estranhando e tudo é motivo pra reclamar. Gostaria de implementar aqui esse livro, mas não sei por onde começar.