NF serviços servem para quê?

Condomínio contrata PJ c pagamentos parcelados de serviços e constam as saídas do caixa do condomínio conforme NF apresentadas. Validando observei cancelamentos p/ substituição; p/ não pagamento e p/ protelação. Minhas dúvidas: Caso o valor da NF d substituição não ser o mesmo lançado como pago na contabilidade do Condomínio o que isso implica? Tendo tido saída do caixa do Condomínio mas as NF estarem canceladas pelos motivos acima quais as implicações? Nos casos d cancelamento e substituição o tomador d serviços é comunicado dessas alterações? Tomador d serviço é corresponsável p/ informações das NFs? Poderá o prestador d serviços futuramente alegar não recebimento dos valores contratados?