notas de pequenas despesas feitas em nov. e dez/12 podem ser lançada em pasta de março/13,

sou conselheira e estou analisando as pastas de fev a julho/13, todas tenho duvidas, já foi agendada reunião com a Adm. e sindico para maiores esclarecimentos, porem a caixa local para pequenas despesas está muito confuso, a adm. admite ter errado, a sindica também, porem a adm. não assumiu os erros e a sindica teve que devolver ao cond. mais ou menos R$ 432,00, mas o caixa local continua errado, e detectei notas de nov. e dez/12 lançado em março/13, por favor me expliquem se pode notas de despesas serem lançadas depois do mês em que foram feitas.