notificação e multa só podem ser aplicada ser houver reclamação por escrito?

O SÍNDICO PODE NOTIFICAR OU ATÉ MULTAR SÓ HOUVER RECLAMAÇÃO POR ESCRITO, NO NOSSO CONDOMÍNIO A ADMINISTRADORA ORIENTOU O SINDICO A PROCEDER DESSA FORMA, PARA QUE NÃO PARTA SÓ DELE, O PROBLEMA QUE AQUI NINGUÉM ESCREVE NO PAPEL, SÓ RECLAMA VERBALMENTE E ISSO NÃO RESOLVE NADA,