O que fazer quando não encontramos documentos essenciais ao condomínio?

Em primeiro lugar, agradeço a atenção de todos. Preciso retificar algumas coisas: a certidão negativa é do FGTS, é a falha é em 07/2004 por isso minha preocupação pois, caso haja uma fiscalização, não temos nada de 2013 para trás.