Os orçamentos de serviços constantes em atas, mesmo que não aprovados, devem ser guardados?

Solicitei a síndica os orçamentos referentes a instalação de câmeras de segurança, pois não pude comparecer à reunião e a mesma me informou que os orçamentos não aprovados em assembleias, não ficam em seu poder, sendo descartados. É certo isto? Existe alguma lei, obrigando a guarda dos documentos? Não é recomendado guardar os orçamentos por um período?