Participação de representante de uma pessoa falecida em uma Assembleia

Apesar de solicitações posteriores para que o nome do proprietário seja atualizado na Administradora, a pratica nas últimas Assembleias tem sido apresentar uma vasta documentação para comprovar a condição de herdeiro da unidade. Qual o procedimento correto na Assembleia para evitar a avaliação dessa documentação?