Preenchimento de ficha cadastral

Sou proprietária e assistente administrativo do condominio.

Temos uma portaria 24h e existe um ficha cadastral de morador.

Sempre existiu a 18 anos. Agora temos uma inquilina que nao quer preencher a ficha informando quem sao os moradores e telefone de contato do responsável legal.

As pessoas exigem segurança. Mas sem cadastro como é possivel. Obvio com o tempo os porteiros ja irao identificar quem mora ou nao na unidade. Mas isso leva um tempo.

Como se faz um controle de morador sem nem saber quem mora? Em caso de emergencia na unidade, como entrar em contato com o morador sem cadastro?

Como lidar com este inquilino que nao quer cumprir uma regra simples e que ajuda na segurança do mesmo?