Procuração em Assembleia

Durante a realização de uma assembleia, existem pessoas que estão comparecendo sem a procuração física, querem enviar e-mail para a administradora naquele momento e assinar a lista de presença, outras comparecem com procuração mas não disponibilizam, querem que a administradora tirem fotos da procuração. Isso é permitido, deve ser aceito pela administradora do condomínio, pois entendo dificultar bastante o trabalho da administradora pós assembleia pra organizar essa documentação no livro de atas. Pode se fazer um comunicado antes informando as regras de apresentar as procurações?