Procuração ou declaração?

Eu gostaria de que me tirar-se uma duvida, vou fazer uma reunião para aprovação de uma obra, acontece que tenho vários proprietário que residem em outros estados, eles podem mandar uma procuração ao síndico apenso a uma declaração de como deseja vota em relação a obra. A declaração deve ser encaminhada ao síndico, mais a declaração e que vai dizer como ele deseja vota em relação a obra. E se é valido este tipo de procedimento.