Providência disciplinar da administração somente com reclamação por escrito?

O nosso condomínio não é pequeno - 70 aptos. Problemas de convivência acontecem com alguma frequência. Sempre que alguém reclama "verbalmente" (por interfone ou WhatsApp) de barulho fora do horário (após 22 hs), carros mal estacionados, animais sem coleira etc, tento resolver a situação caso eu esteja em casa e esteja "disponível". Mas sempre oriento que as reclamações devem ser por escrito para que a administração tome medidas mais sérias, como advertência ou até mesmo multa (se for o caso). Estou propenso em não mais resolver problemas que me sejam noticiados apenas verbalmente (ou por mídia social), de forma que atenderei somente reclamações realizadas por escrito no livro de ocorrências. Estou certo?