Qual comprovantes exigir para comprovar irregularidades ?

Boa noite, em meu condomínio o síndico vinha mantendo uma taxa denominada TAXA EXTRA, que era pra dar incentivo aos funcionários,mas os condôminos não sabiam o que se tratava,mas ao descobrirem retiraram em assembleia. minha pergunta: como descobrir se essa taxa maquiada era repassada realmente para os funcionários ? os funcionários deveriam assinar recibos do dinheiro ? e se não assinaram nada, é sinal irregularidade ? qual procedimento tomar ?