Qual documentação preciso para comprovar quem é proprietário que possa assinar a nova convenção?

Faço parte da atual gestão de um condomínio de 22 anos, onde não temos arquivos antigos. Para alterar a convenção, com 2/3 dos proprietários ou para criar uma nova para resolver um problema em nosso CNAE precisamos registrar em cartório a alteração da convenção. Que documentos eu devo ter para garantir que cada pessoa que assina a convenção é proprietária, de fato? Ou não devo me preocupar com isso e seguir como é feito há 22 anos? Eu solicitei oficialmente documentos que comprovem a titularidade da propriedade do imóvel pois é sabido que proprietários já morreram, venderam etc. e as pessoas que devem assinar pela nova convenção, imagino, as antigas e novas deveriam comprovar que de fato e de direito o podem fazer. Estou correta?