Recibo/requisição de aluguel do salão de festa?

Boa noite! È certo o sindico ao alugar o salão de festas fazer com que a pessoa assine um documento? digo um termo se responsabilizando por algum dano ao salão? em relação ao controle financeiro, o sindico não deveria repassar para administradora incluir na cobrança o aluguel? aqui o sindico não está cobrando dos amigos chegados dele, e ele mesmo não está pagando quando aluga.