Reparo/manutenção - construtora

Minha dúvida é referente aos serviços de reparo e manutenção realizado pela construtora: Como deve ocorrer o procedimento de praxe? Temos um síndico ditador que não disponibiliza documentos, simplesmente informa que vai haver visita técnica e reparos. Na última manutenção realizada pela construtora foi um caos, lixo, condomínio sujo, sem placa referente as manutenções, sem acompanhamento de um engenheiro, sem uma reunião prévia com os condôminos, em fim apenas houve uma comunicação dizendo que haveria os reparos, detalhe não foram feitos na integra e ficou a desejar, faltando muita coisa a ser feita. Vale ressaltar e tanto síndico como a construtora não trabalha com transparência. Resumido, pode me esclarecer como seria um procedimento padrão?