Responsabilidade de entrega/conservação de documentação Legal / penalidades/ônus

Bom dia. De quem é a responsabilidade de solicitar, renovar e guardar os documentos legais de um condomínio? Administradora, o Síndico, ambos? Caso nenhuma destas "figuras" cumpra este papel o Condomínio terá que arcar as com as penalidades, inclusive pecuniárias? Estas penalidades poderiam ser imputadas ao Síndico e para a Administradora, sem ônus aos condôminos que não fazem parte do Corpo Diretivo? Caberia um processo administrativo para que os responsáveis legais arquem com as penalidades e despesas? Obrigada. Fernanda Costa