síndico irregular

No meu prédio foi eleito síndico que não é condomino nem PJ, como exige a nossa convenção. Neste caso, está irregular. A maioria destes 1/4 dos condôminos mora em outras cidades, é dificil colher a assinatura e muitos acham que é trabalhoso demais fazer procuração em cartório. No caso do edital de chamamento, há obrigatoriedade de assinatura de todos ou basta nome e identificação e comprovar a representatividade deles através de autorização pelo whatsapp?