Sobre gastos sem comprovantes

Boa tarde. Verificando as pastas de despesas mensais, constatei que o unico funcionario recebe VT mas utiliza auto proprio e alem disto não ha nenhum comprovante de recebimento de valores nem de recargas do bilhete. Pagamos uma Admnistradora que terceiriza confecção do Holerit de um funcionario e cobra = ou - 300,00. Is to é Legal? São cobrados 100,00 comdespesas de envio por correios de cartas aos proprietarios n moradores mas que nunca receberam nenhuma correspondencia. Despesas com serviços prestados de pessoas sem CNPJ. Por favor... Estou perdido!!! ME ORIENTEM.. ATENCIOSAMENTE vICENTE