solicitação de documentos: formalidade e validade

o síndico afirma que todas as atas de reuniões e demais documentos são protocolados em cartório. como pedir formalmente uma cópia autenticada desses documentos ? já tivemos problemas com alterações em atas do que foi discutido em assembléia, sem falar na demora para envio das atas. caso o síndico se negue ou demore demais para atender esse pedido, pode o condômino solicitar diretamente junto ao cartório uma cópia dos documentos do condomínio ? o síndico está pedindo procuração do meu pai para que eu possa votar em assembléias. ocorre que já faz muitos anos entreguei uma procuração no entanto o síndico alega que não existe regitro da mesma e que tem que ser renovada todo ano que eu saiba não existe validade para procuração e não sou obrigado a entregar a mesma, apenas apresentar quando solicitado. poderia fornecer uma cópia autenticada para registro ? assim evita que se fique questionando isso em todas as AG.