Sou síndico de um prédio com 8 aptos. mas um morador contesta tudo que é feito e aprovado. Gostaria

Gostaria de saber se por lei sou obrigado a dispor um email ou meu fone particular para comunicação sendo que no CCivil não diz e esse não é o único meio existente. Gostaria de saber se um determinado serviço/reparos/troca (interfone e segurança particular(RONDA)) para o bem dos moradores há necessidade de cotação de 03 empresas, pois no CCivil nada consta ou sugere. Gostaria de saber se tenho que reportar tudo ao proprietário que consta no cartório (escritura) ou ao que tem um contrato de gaveta não registrado?