taxa de mudança, até onde sou responsável?

Olá, primeiramente obrigado pela sua ajuda. Então, eu sou sindico a pouco tempo e durante esse meu tempo teve mudança de inquilinos dos quais eu não tive conhecimento, tanto entrada como saída. Agora o conselho me cobra as taxas das mudanças daqueles que saíram, como eu devo proceder com isso? Eu tenho alguma responsabilidade perante essa situação ou de quem é essa responsabilidade, imobiliária, proprietário? Porque é fácil o cara chegar lá durante a semana, colocar os móveis e não avisar ninguém, eu trabalho durante o dia e quando chego, não vou batendo de porta em porta para saber aqueles que continuam ou saem. novamente, agradeço a todos pelas explicações.