Uma pessoa, não moradora, está usando o salão de festas com autorização da administração. Pode?

Um conselheiro dava aulas de luta no salão de festas, mas agora está viajando e deixou um terceiro, não morador, menor de idade e deixou a chave da sala do zelador onde ficam os colchonetes para que ele acesse livremente e o autorizou a pegar a chave do salão. Quando questionei, houve uma tentiva de agressão deste conselheiro, sem que eu fizesse nada e o não morador, continua usando o salão livremente, fui questionar ao síndico e este me disse que já está tudo autorizado. O que posso fazer?? fui síndico 2 anos seguido e sei que é uma atitude errada, estão abrindo margem para outras pessoas usarem o salão sem ser morador. Gostaria de enviar uma carta, mas não sei qual é juridicamente aceita, ofício?? reclamação?? declaração??